Organisatiewiki

Stoomhamer van de 21e eeuw

Het Probleem

Ook het gevoel dat veranderingen steeds meer moeite kosten? Dat vergrijzend personeel een kennis gat achterlaat? Dat het wiel steeds weer opnieuw wordt uitgevonden? Kenniswerkers besteden soms meer dan 40% werktijd aan het zoeken naar informatie in uw organisatie!

De Oorzaak

De wereld verandert snel en organisaties moeten mee. Vaak zijn de primaire processen nog wel op orde, maar geldt dat ook voor de secundaire processen? (Stafafdelingen.) Zoals: Commercie; Organisatie; Personeel; Administratie; Financiën; ICT; Juridische Zaken; Techniek en Huisvesting. Grote kans dat al deze processen samenkomen als er echt iets moet worden veranderd.

Waarschijnlijk beschikt u al over heel veel data en programmatuur, zoals CRM; Organogrammen; Projectplanning; ERP; HRM; Helpdesk support; Proces-beschrijvingen; Workflow; Office en Mail; Document Management; Content Management; Data Warehouse; ECM; EIM; Business Intelligence Etc. etc. Een lappendeken, aangevuld met vele spreadsheets en word documenten.

Maar kun je ook aan de juiste gegevens komen als je echt iets wilt veranderen. Of wordt er gewoon maar wat rondgevraagd?

De Oplossing

Een Single Point of Information met een Wiki. Het centrale punt, waar iedereen zelf alle relevante informatie brengt en vindt. En up to date is. Met een single point of information gaat het erom dat alle belanghebbenden tijdig op het juiste niveau de juiste informatie krijgen.

Single Point of Information

Delen van kennis met een wiki. Het enige hulpmiddel waarmee iedere medewerker zelf de relevante informatie kan bijhouden. Bij voorkeur op een veilige plaats op het internet, zodat je altijd op alle plaatsen beschikt over de laatste informatie.

Maar hoe doe je dat?

Wiki's zijn eenvoudig in gebruik en kosten vrijwel niets. Het opzetten van een Organisatie Wiki vraagt wel een gedegen aanpak. Je hebt er niets aan als iedereen gegevens maar willekeurig dumpt op een centrale plaats. Denk aan draagvlak, afspraken over wat wel en wat niet zinvol is om te delen. En met welke diepgang. Daarom een nieuwe aanpak met:

  1. Story Telling om het draagvlak te vergroten;
  2. Gaming om de motivatie op peil te houden;
  3. Zelfwerkzaamheid om de kosten laag te houden;
  4. Geautomatiseerde enquêtes om de snelheid erin te houden;
  5. Leuk feestje als alles "af" is.

Maak een vliegende start

U hoeft deze aanpak niet zelf te bedenken. Die is er nu. Gebaseerd op beproefde methoden, zoals Prince-2, informatie-analyse, proces-management, organisatiekunde, motivatie technieken en NLP. Met deze gestandaardiseerde en doordachte aanpak maakt u een vliegende start.

Voor Welke Organisaties

Een Organisatie Wiki is een uitkomst voor organisaties met meer dan 5 en minder dan 100 kenniswerkers.

Informatie in de Organisatie Wiki

In een Organisatie Wiki staat wat iedereen wil weten en nu in hoofden van mensen zit, of verborgen in versnipperde informatie-systemen.

Het gaat erom weer voldoende te weten van het geheel. Op één plaats, goed doorzoekbaar en makkelijk bij te houden. U kunt daarbij o.a. denken aan:

  • Keteninformatie. Wie zijn de hoofdleveranciers en afnemers.
  • Organogrammen en t.b.v.'s
  • Concurrent informatie
  • Procesbeschrijvingen
  • Personele informatie zoals opleidingsplannen en kenniskaarten
  • Best Practices en de belangrijkste projecten
  • Business Cases en funding
  • De belangrijkste informatie-systemen en hoe die worden onderhouden
  • Juridische aspecten. In- en verkoop- voorwaarden
  • Nieuwe technische ontwikkelingen
  • Facilitaire zaken
  • Overlegstructuren en mededelingen

En natuurlijk het interne bedrijfsverhaal. Waar komt de organisatie vandaan. Wat gebeurt er nu en waar gaat het naartoe.