|
Wat
is SJIXX™?
SJIXX™ is een methode om
het delen van kennis binnen een organisatie snel op een hoger plan te brengen
met behulp van een Organisatie Wiki™. | Wat is een Organisatie
Wiki™?
In een organisatie Wiki™ vindt iedere medewerker voor zijn
werk relevante informatie, die up-to-date is. Dat is tegenwoordig in de
meeste organisaties niet het geval. Het gevolg daarvan is zoeken, bellen en
mailen. Door de
flexibilisering van de afgelopen 20 jaar is veel kennis in organisaties
weggelekt. Dat wordt door de vergrijzing alleen nog maar erger.
|
|
Wat
is nieuw?
SJIXX™ is de eerste
gestructureerde aanpak om informatie te delen met Wiki’s. Een wiki is een applicatie of
(web)toepassing, waarmee webdocumenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt.
Bekende voorbeelden van wikis zijn Wikipedia en Wikia. De term is afgeleid
van het woord wiki wiki, dat uit het Hawaïaans komt en 'snel, vlug,
beweeglijk' betekent.) Zelfs de CIA, een van ’s werelds grootste
informatiediensten ter wereld, is een paar jaar geleden een interne wiki
begonnen: Intellipeda. Inmiddels bestaat Intellipeda drie jaar en worden er
dagelijks gemiddeld 10.000 pagina’s gemuteerd. Wanneer zelfs een organisatie
als de CIA wiki ziet als hét instrument om kennis te delen, dan kunnen we
niet anders dan concluderen dat het de moeite waard is om in een wiki te investeren…
|
|
Een Organisatie Wiki™
ontstaat niet vanzelf.
Dus alles maar direct in een Wiki plaatsen? Door de stortvloed
aan documenten weet niemand meer goed wat er aan informatie beschikbaar is en
met welke diepgang. Met SJIXX™ maak je snel onderscheid tussen relevante en
irrelevante informatie. Bovendien maak je afspraken over de gewenste diepgang
van die relevante informatie.
|
|
Daarom
is er SJIXX™.
SJIXX™ is een methode om de
juiste hulpmiddelen te selecteren, met uitleg, begeleiding en
geautomatiseerde vragenlijsten om de gewenste informatiebehoefte te bepalen.
Aangevuld met instructiemateriaal, voorbeelden en sjablonen. Uw regisseur
houdt alles goed bij. De ludieke projectaanpak zorgt ervoor dat iedereen
vanaf de eerste dag weet wat de bedoeling is en wil meedoen. Om het draagvlak
te vergroten is de methode verpakt als een spel en eenfeest. Een SJIXX™
traject begint met een bedrijfsverhaal om de visie en missie scherp te
stellen, zodat iedereen weer weet goed bij. wat wel- en wat niet belangrijk
is.
|
|
SJIXX™ is niet duur.
Het plan van aanpak is klaar, de materialen zijn beschikbaar,
er wordt uitgegaan vanzelfwerkzaamheid en de programmatuur kost vrijwel niets
en legt geen beslag op ICT-capaciteit. Daardoor blijven de 'out of the pocket
kosten' laag. Bovendien kan de aanpak in voorkomende gevallen voor subsidie
in aanmerking komen.
|
|
Guus
van der Werf.
Meer dan dertig jaar
organisatie en ICT. Informatie is een hulpmiddel om slimmer samen te werken.
Dat heeft alles te maken met organiseren."
|
In een notedop:
Wat is SJIXX?
| SJIXX staat voor delen van kennis met een wiki. Zoiets als wikipedia. Dus geen centraal beheerde informatiebank, gedeelde WORD-bestanden op een netwerk-schijf of papieren handleidingen. Meestal niet up to date en vaak met de verkeerde informatie. SJIXX maakt het verschil. | Het Verschil. | Met SJIXX bepalen uw medewerkers zelf welke kennis actueel en belangrijk is en welke informatie overbodig is. Ze houden die kennis ook up-to-date. Niet alleen voor zichzelf. Ook voor collega's. | Wat willen medewerkers echt weten? | In veel organisaties is gebleken dat de volgende informatie veel wordt gevraagd:- Hebben we iets vergelijkbaars al eerder gedaan? - Bij wie moet ik zijn voor? - Welke zaken hebben we ooit heel goed of heel slecht gedaan? - Waarom? - Hoe regel ik ....? - Welke experts hebben we? - Waar weten ze veel van? - Wat kan nog beter? - Waarom wist ik dat niet? - Met wie doen we zaken? -Waarom doen we dat? Waar staat hoe we iets doen. In veel organisaties is deze informatie nauwelijks te vinden. | De aanpak. | Delen van kennis gaat niet vanzelf. Daarom is er nagedacht over een nieuwe en betere aanpak. Dat is SJIXX. Een aanpak om medewerkers alleen relevante informatie met de juiste diepgang te laten delen. Om te bepalen welke informatie relevant is gebruiken we geautomatiseerde vragenlijsten en voor de juiste diepgang hebben we instructie materiaal en gestandaardiseerde sjablonen. Tegelijk zorgen we ervoor dat de aanpak motiverend en leuk is. Met een netwerkje van specialisten op de achtergrond om het proces (indien nodig) in goede banen te leiden. | De start. | Meestal begint een SJIXX traject met een Corporate Story. Belangrijk om visie en missie helder te krijgen, waardoor iedereen weer weet wat wel en wat niet belangrijk is. We doen dat speels en uw verhalen plaatsen we in de wiki. Het laten slagen van deze introductie is erg belangrijk voor het vervolg. Een goed herkenbaar verhaal is het halve werk. | Inventarisatie van de behoefte. | Dan gaan uw medewerkers aan de slag. Met een paar snelle scans bepalen we de behoefte aan informatie over uw organisatie en de gewenste diepgang. Geautomatiseerde vragenlijsten staan klaar en binnen één dag hebt u antwoord. Deze inventarisatie en uw bedrijfsverhaal gebruiken we als voorbereiding op 'Het Spel'. | Het Spel. | Daarna gaan we spelen. Uw medewerkers krijgen leuke opdrachten om de kennisbank te vullen. Belangrijk: Ook als de kennisbank klaar is zullen uw medewerkers gemotiveerd blijven de informatie up to date te houden. Wekelijks vordert het spel. Punten worden geteld en bijgehouden en winnaars kunnen verliezen en verliezers kunnen winnen. Allemaal met een knipoog, terwijl tijdens het spel het inzicht van uw medewerkers in uw organisatie groeit. Ondertussen zorgen we er met sjablonen, instructies en voorbeelden voor dat iedereen gelijksoortige informatie op een gelijksoortige manier verzamelt en registreert. Uw medewerkers leren spelenderwijs de kennisbank te gebruiken. Vanaf dag één is de kennisbank te gebruiken en groeit het inzicht van uw medewerkers. Voor vragen is er altijd een consultant bereikbaar. | Het feest. | En dan: Een feest. Ken uw bedrijf. Is alle relevante informatie nu echt beschikbaar? | De lerende organisatie. | Met SJIXX wil je groeien naar een lerende organisatie. Daar is nu een aanpak voor. Deze aanpak is leuk en boeiend. | Effectief. | SJIXX is effectiever dan duurbetaalde specialisten om uw kennisbank op te bouwen. | Niet duur. | SJIXX gaat uit van zelfwerkzaamheid om het lerend vermogen te verbeteren en kent daardoor beperkte 'out of the pocket' kosten. In voorkomende gevallen kan blijken dat de aanpak voor subsidie in aanmerking komt. |
|
|
