Artikelen‎ > ‎Berichten‎ > ‎

Inefficiente communicatie kost bijna 4.000 Euro per medewerker per jaar

Geplaatst 11 feb. 2010 06:14 door Guus van der Werf
Bedrijven met 100 medewerkers dreigen meer dan 3.900 euro per medewerker per jaar te verliezen als ze niets aan hun inefficiënte communicatie doen. De gevolgen van hiervan kunnen namelijk tot 40 procent van de productieve tijd van kleine en middelgrote bedrijven in beslag nemen. 

Dit is de conclusie van een wereldwijd onderzoek dat in opdracht van Siemens Enterprise Communications door SIS International Researchwerd uitgevoerd. Het onderzoek wijst er ook op dat ondanks het toenemende bewustzijn in het MKB over geïntegreerde communicatieoplossingen (Unified Communications), zo goed als 60 procent de hierdoor geboden mogelijkheden nog niet benut. Bovendien stelden de onderzoekers van SIS International Research vast dat de tijd die wekelijks aan communicatieproblemen werd besteed meer dan 50 procent hoger ligt bij bedrijven met meer dan twintig medewerkers. 

Vijf pijnpunten
 
Het MKB-onderzoek levert de volgende vijf belangrijkste pijnpunten op, gerangschikt op basis van de geraamde kosten voor het MKB: 

1. Inefficiënte coördinate
 
68 procent van de respondenten zegt dat men problemen ondervindt bij de coördinatie van communicatie onder teamleden, wat op zijn beurt weer een impact heeft op het vermogen om snel op tijdsgevoelige klantenvragen te reageren. Gemiddeld besteedt men 3,7 uur per week aan het coördineren van de communicatie onder teamleden, waardoor het realiseren van doelstellingen of het halen van deadlines ernstige vertraging oploopt. 

2. Wachten op informatie
 
68 procent van de respondenten stelt dat het werk dagelijks vertraging oploopt omdat men moet wachten op informatie van anderen die men via diverse kanalen meermaals heeft proberen te bereiken. De gemiddelde vertraging is 3,5 uur per week per kenniswerker. Dit betekent een relatief belangrijke vertraging om voortgang te boeken voor specifieke taken, wat een negatief effect op kritieke bedrijfsprocessen kan hebben. 

3. Ongewenste communicatie
 
Ongewenste communicatie, inclusief oproepen met lage prioriteit en voicemail, wordt door 77 procent als een probleem beschouwd. Er werd gesteld dat ongewenste communicatie wekelijks twee uur of meer in beslag neemt. Deze onderbrekingen zorgen voor concentratieverlies en verstoren de werkstroom, wat op zijn beurt weer leidt tot een lagere productiviteit en deadlines die niet gehaald kunnen worden. 

4. Klachten van klanten 
74 procent van de respondenten zegt dat men gemiddeld 3,3 uur per week besteed aan negatieve opmerkingen of klachten van klanten, meer specifiek omdat de klant hen niet tijdig kon bereiken. Dit productiviteitsverlies van acht procent is op zich al hoog genoeg, maar de ware kost van ontevreden klanten ligt potentieel nog heel wat hoger. 

5. Samenwerkingsproblemen met collega’s 
61 procent van de respondenten ondervindt problemen bij het tot stand brengen van samenwerkingssessies tussen collega’s en besteedt gemiddeld 3,3 uur per week aan de gevolgen van onbereikbaarheid of van een verminderd vermogen tot samenwerking met collega’s. 

Mobiel
 
Een andere conclusie is dat medewerkers in het MKB uiterst mobiel zijn. Meer dan 50 procent identificeert zichzelf als een mobiele medewerker, ongeacht of ze zich binnen of buiten het kantoor verplaatsen, of ze gedeeltelijk of volledig van huis uit werken. Over het algemeen kennen MKB’s een hoge of uiterst hoge prioriteit toe aan de verbetering van de communicatie voor mobiele medewerkers. 

Diverse communicatiemedia
 
Het onderzoek bevestigt ook dat MKB’s steeds vaker een diversiteit aan communicatietechnologieën gebruiken - waaronder telefonie, instant messaging en videoconferenties - in een poging de productiviteit te verhogen. Er werd echter ook vastgesteld dat de verspreiding van deze technologieën ertoe geleid heeft dat andere medewerkers hierdoor over verscheidene contactpunten beschikken voor één specifieke medewerker. De resulterende fragmentatie van de MKB-communicatiestructuur kan een nieuw obstakel vormen voor efficiënte communicatie en samenwerking.
Comments